고객들로부터 흔히 받는 질문중의 하나는 비용중 어떤 경비들은 세법상 비용 처리를 받을 수 있고 어떤 경비들은 그렇지 않은가 하느냐는 것입니다. 결론부터 말씀드린다면 "Revenue(수입)을 창출하기 위한 목적으로 사용한 비용은 Expense(경비)처리가 가능"한 것으로 생각하시면 됩니다. 바꾸어 말한다면 수입을 올리기 위한 목적으로 사용되지 않은 비용은 세법상 비용처리가 가능하지 않다는 의미가 되겠습니다. 그러나 수입을 올리기 위해 사용한 비용이라 하더라도 만일 그 비용이 사업상 발생할 수 있는 "통상적(Ordinary)"인 경비이고 또 사업을 영위하는데 "필요한(Necessary)" 비용이 아니라고 한다면 그 비용을 손비 처리하는데 문제가 있습니다. 또한 Hobby Loss Limitation Rule에 의거 하여, 수익을 계속하여 창출하지 못하는 사업에 들어가는 비용은 그 사업체에서 발생하는 수입 한도내에서만 공제를 받을 수 있다는 제한 규정에 유념해야 합니다.
예를 들어 과거 5년중 3년이상의 기간동안 연속하여 Loss를 창출하였다면, IRS의 입장에서 보면 이러한 규정에 해당된다고 할 수 있습니다.
만일 어떤 사업자가 거래 회사와의 상담을 위해 한국으로 여행을 하였다면 이 여행과 관련해서 지불된 비용, 항공료 및 숙박료등은 비용처리를 할 수 있을 것입니다. 그러나 만약 이 사업자가 Vacation의 목적으로 여행을 하였다면 이것은 개인적 이유에 의한 것이기 때문에 사업 경비로 공제를 받을 수는 없습니다. 그러나 이 사업자가 거래처 상담 관계로 여행을 하게 되었을 때 만일 가족을 동반하는 경우 어떻게 비용 처리를 하여야 할 것인지가 의문입니다. 사업과 아무런 관련이 없는 가족들의 항공료는 비용처리가 불가능하리라는 것은 쉽게 짐작할 수 있지만 호텔 숙박비는 어떻게 처리해야 할까요? 가족이 동반하던 아니던 간에 같은 호텔요금을 지불해야 했었다면 호텔 숙박비는 전액 비용처리가 가능할 것입니다. 그러나 가족들 때문에 추가로 호텔비를 부담하게 된 경우라면 추가분의 숙박비에 대해서는 비용처리가 가능하지 않습니다. 또 다른 예를 들어 보겠습니다. 사업상의 이유로 여행을 하게 되었을 때 일을 마치고 2-3일 더 머무르면서 관광을 하였을 때는 어떻게 될까요? 항공료는 2-3일 더 머무르든 아니든 간에 상관없이 지불하여야 하니까 전액 사업경비로 취급할 수 있을 것입니다. 그러나 사업과 무관한 기간에 사용된 숙박료나 식사비의 경우는 개인적 목적을 위해 사용된 비용이므로 사업 경비로 처리할 수 없습니다.
세금보고상 사업 경비와 관련하여 또 하나 짚고 넘어가야 할 문제는 수리비(Repairs Expense)와 자본적 지출 (Capital Expenditure)의 문제입니다. 일반적으로 수리비 라고 하면 Fixed Asset (건물이나 장비)의 기능에 문제가 생겼을 때 이를 다시 원상태로 환원시키는 데 드는 비용을 말합니다. 이에 반해 자본적 지출은 Fixed Asset 의 기능을 향상시킴으로써 자산의 효용성이나 수명을 증진시킬 때 드는 지출을 의미합니다. 그렇기 때문에 수리비는 발생 당해 연도의 비용으로 간주되나 자본적 지출은 해당 Fixed Asset 의 수명(Useful Life)과 연계하여 해마다 나눠서 감가상각(Depreciation Expense)의 형태로 비용 처리하게 됩니다.
사업상 필요하고 일반적인 경비라고 하더라도 세법상 비용 처리를 못하도록 되어 있거나 또는 비용 처리를 할 수 있는 금액에 제한을 두는 경우도 있습니다. 정치적 헌금이나 뇌물, 벌금등은 사업상 관련되었다 하더라도 비용처리를 받을 수 없는 예에 속합니다. 사업상 필요해서 거래처에 선물을 주는 경우도 선물 금액이 일인당 年 $25을 초과하는 부분에 대해서는 비용처리를 받지 못하도록 되어 있습니다. 또한 사교 클럽등에 지불하는 가입비나 연회비등에 대해서도 세금 공제를 받지 못합니다.
소규모 자영 사업체일수록 세금을 줄이는 수단으로 매출액을 줄이는 방법에 의존합니다. 그러나 사업 규모가 커질수록 외형을 줄이는 방법 대신 사업상 경비로 인정받을 수 있는 방법으로 절세를 도모하는 것이 일반적입니다. 일률적으로 어떤 비용이 사업상 경비로 인정받을 수 있느냐 없느냐 논의하는 것은 미국 세무제도상 무의미합니다. 보다 중요한 것은 사업자 자신들이 자신의 사업 및 세무문제에 평소부터 관심을 갖고 간과하고 넘어가는 비용이 없도록 신경을 쓰는 것입니다.
